Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Z 7 DSGVO für die nachfolgend beschriebene Verarbeitung ist:

Ein Impressum nach §5 ECG finden Sie unter Impressum.

Bei Fragen zu dieser Erklärung oder zu Ihren Daten wenden Sie sich bitte an die oben genannte Post- oder E-Mail-Adresse. Ein Datenschutzbeauftragter wurde nicht bestellt; dazu besteht bei unserer Größe keine gesetzliche Verpflichtung.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Welche Daten verarbeitet werden, hängt davon ab, welche Teile des Produkts Sie nutzen. Jeder Block unten beschreibt eine Kategorie; nur jene, die auf Sie zutreffen, fallen tatsächlich an.

(a) Konto und Arbeitsbereich

Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Profilbild, wie sie der von Ihnen gewählte Anmeldedienst (Google oder Microsoft) übermittelt, Ihre Anzeigesprache und Darstellungseinstellungen sowie die Einstellungen Ihres Arbeitsbereichs — dessen Bezeichnung, die Art der Buchführung, die Namenskonvention für Dateien, die von Ihnen erfassten Auftraggeberdaten für SEPA-Zahlungsdateien (Name, IBAN, BIC) und, sofern eingetragen, die E-Mail-Adresse Ihrer Steuerberatung.

(b) Rechnungen

Die Rechnungsbelege, die Sie hochladen, die per E-Mail eingehen oder die wir in Ihrem Auftrag aus einem Lieferantenportal abholen, sowie die daraus ausgelesenen Werte: Lieferant, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Betrag, Währung, Beschreibung, Fälligkeitsdatum und Zahlungsbedingungen samt Ihren händischen Korrekturen. Die Belegdateien selbst werden verschlüsselt gespeichert.

(c) Bank- und Kreditkartenauszüge

Wenn Sie den Auszugsimport nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen hochgeladenen Auszugsdateien und die daraus ausgelesenen einzelnen Umsätze: Datum, Betrag, Zahlungspartner, Verwendungszweck und die Konto-IBAN. Das ist die sensibelste Kategorie im Produkt, weil ein Auszug sämtliche Bewegungen eines Kontos zeigt, nicht nur die zu einer Rechnung gehörenden. Wir verarbeiten diese Daten nur, wenn Sie einen Auszug hochladen, und ausschließlich, um Umsätze Ihren Rechnungen zuzuordnen.

(d) Postfachinhalte

Wenn Sie ein Postfach verbinden, liest die Desktop-App es auf Ihrem eigenen Rechner und übermittelt uns nur, was für die Rechnungsverarbeitung nötig ist: Absender, Betreffzeile, Empfangszeitpunkt, Anzahl der Anhänge sowie jene Anhänge, die nach einer Rechnung aussehen. Sie übermittelt uns weder Ihr Postfach-Passwort noch Ihr Zugriffstoken — diese bleiben auf Ihrem Gerät (siehe Punkt 9) — und auch nicht den Fließtext Ihrer E-Mails. Die Betreffzeile dient der Entscheidung, ob eine Nachricht eine Rechnung enthält; diese Entscheidung erfolgt durch die in Punkt 4 beschriebene automatisierte Verarbeitung.

(e) Verbindungen zu Lieferantenportalen

Welche Lieferantenportale Sie verbunden haben, den Status jeder Verbindung sowie den technischen Verlauf jedes Abrufs — wann er lief, wie viele Belege gefunden wurden und ob er erfolgreich war. Ihr Portal-Passwort bleibt auf Ihrem Gerät (siehe Punkt 9).

(f) Diagnosedaten bei Fehlern

Wenn ein Abruf aus einem Lieferantenportal fehlschlägt, übermittelt uns die Desktop-App Diagnosematerial zur Fehlerbehebung: ein Textprotokoll, aus dem identifizierende Inhalte entfernt wurden, sowie Bildschirmfotos jener Seiten, auf denen sich die App im Moment des Fehlers befand. Diese Bildschirmfotos sind nicht geschwärzt und können — je nachdem, wo der Fehler auftrat — Inhalte der Portalseite und im ungünstigsten Fall ein in ein Anmeldeformular eingegebenes Passwort zeigen. Nur unser Support-Personal kann sie einsehen; wir löschen sie wie in Punkt 7 beschrieben. Zusätzlich führen wir ein Protokoll der für Ihren Arbeitsbereich ausgeführten Hintergrundaufgaben; diese Protokolleinträge enthalten derzeit die Adresse eines verbundenen Postfachs sowie die Dateinamen verarbeiteter Anhänge.

(g) Bewerbung für den Testbetrieb

Wenn Sie sich über das Bewerbungsformular für den Testbetrieb bewerben, verarbeiten wir Ihre dortigen Eingaben:

• E-Mail-Adresse — verpflichtend. Sie ist das einzige Feld, das wir brauchen, um Sie zu erreichen.
• Firmenname — freiwillig.
• Unternehmensgröße und monatliches Rechnungsvolumen — freiwillig und ausschließlich als grobe Bandbreite.
• Ihr Freitext dazu, warum Sie testen möchten — freiwillig. Bitte geben Sie in diesem Feld keine personenbezogenen Daten Dritter, keine Mandanten- und keine Patientendaten an.
• Ob Sie das freiwillige Kästchen angehakt haben, über den Launch informiert zu werden.
• Zeitstempel: wann Sie sich beworben haben, wann Sie Ihre E-Mail-Adresse bestätigt haben und wann wir über Ihre Bewerbung entschieden haben.

Die IP-Adresse der Person, die das Bewerbungsformular absendet, speichern wir bewusst nicht. Die Zähler zur Missbrauchsbegrenzung dieses Formulars liegen ausschließlich im Arbeitsspeicher und werden nie in die Datenbank geschrieben.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten die oben genannten Daten zu folgenden Zwecken mit jeweils eigener Rechtsgrundlage:

Erbringung der Leistung

Betrieb Ihres Kontos und Arbeitsbereichs, Entgegennahme und Auslesen Ihrer Rechnungen, Abruf von Belegen aus den von Ihnen verbundenen Lieferantenportalen, Auslesen des von Ihnen verbundenen Postfachs, Zuordnung von Bank- und Kreditkartenumsätzen zu Rechnungen sowie Erstellung der Exporte für Ihre Steuerberatung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Erfüllung des mit uns geschlossenen Vertrags.

Aufrechterhaltung des Betriebs und Missbrauchsbegrenzung

Festhalten, warum ein Abruf fehlgeschlagen ist, Führen von Aufgabenprotokollen, Aufzeichnung, wann Ihre Desktop-App verbunden war, sowie Begrenzung der Häufigkeit von Anmeldelinks und Portal-Anmeldungen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einem funktionierenden und nicht missbrauchten Produkt. Unsere Abwägung: Ein Lieferantenportal ändert sich ohne Vorankündigung, und ein fehlgeschlagener Abruf lässt sich nicht reparieren, ohne zu sehen, was die App gesehen hat — das Interesse ist daher real und mit weniger Daten nicht zu erreichen. Dem gegenüber steht, dass die Daten nur für die in Punkt 7 genannten Zeiträume aufbewahrt werden, dass die ungeschwärzten Bildschirmfotos ausschließlich für das Support-Personal zugänglich sind und jeder solche Zugriff in einem Protokoll festgehalten wird, und dass Sie jederzeit nach Art. 21 DSGVO widersprechen können.

Interne Verständigung über eingelangte Bewerbungen

Sobald Sie Ihre E-Mail-Adresse bestätigt haben, verständigt uns unser System intern darüber, dass eine neue Bewerbung für den Testbetrieb vorliegt. Diese Nachricht enthält keinerlei Inhalte aus Ihrem Formular — nur die Anzahl offener Bewerbungen und einen Link auf unsere interne Konsole. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse am Betrieb des eigenen Prüfprozesses.

Information über den Launch (freiwillig)

Nur wenn Sie das gesonderte, nicht vorausgewählte Kästchen im Bewerbungsformular anhaken, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse, um Sie über den Launch zu informieren. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Ihre Einwilligung. Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird — antworten Sie dazu einfach auf eine solche E-Mail oder schreiben Sie uns. Das Anhaken ist zu keinem Zeitpunkt Voraussetzung dafür, sich zu bewerben.

4. Automatisierte Verarbeitung

Das Produkt setzt ein großes Sprachmodell ein, um Belege auszulesen und E-Mails einzuordnen. Konkret: Es liest die Werte aus Ihren Rechnungen aus, entnimmt Ihren Bank- und Kreditkartenauszügen die einzelnen Umsätze und entscheidet anhand von Absender und Betreffzeile, ob eine E-Mail eine Rechnung enthält. Dazu werden die betroffenen Inhalte an die in Punkt 5 genannten Anbieter übermittelt. Das geschieht automatisiert und ohne vorherige Ansicht durch einen Menschen.

Wir treffen damit keine Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt im Sinne des Art. 22 DSGVO. Die Ergebnisse sind Vorschläge in Ihrem eigenen Arbeitsbereich: Sie sehen jeden ausgelesenen Wert, können ihn korrigieren, und über Sie wird auf dieser Grundlage nichts entschieden. Bewerbungen für den Testbetrieb werden von einem Menschen gelesen und entschieden, nicht automatisiert.

5. Empfänger

Wir verkaufen Ihre Daten nicht. Wir geben sie ausschließlich an jene Dienstleister weiter, die wir für den Betrieb benötigen, sowie unter den unten beschriebenen Bedingungen an unser eigenes Support-Personal:

• OpenRouter (OpenRouter, Inc., USA) — der Dienst, der unsere Anfragen an ein Sprachmodell weiterleitet. Die in Punkt 4 beschriebenen Inhalte — Rechnungsinhalte, Auszugsinhalte sowie Absender und Betreffzeile von E-Mails — werden an OpenRouter übermittelt.
• Google (Google LLC, USA) — der Anbieter, dessen Modell diese Auswertung derzeit durchführt. OpenRouter leitet die Inhalte dorthin weiter. Das aktuelle Modell ist Gemini 2.5 Flash; siehe den Hinweis unten.
• Anthropic (Anthropic PBC, USA) — ein alternativer Anbieter für dieselbe Auswertung, auf den wir umschalten können, wenn der obige Weg nicht verfügbar ist. In diesem Fall werden dieselben Inhalte stattdessen an Anthropic übermittelt.
• Resend (Resend, Inc., USA) — unser Dienstleister für den E-Mail-Versand. E-Mails, die wir Ihnen senden (Anmeldelink, Bewerbungsbestätigungen, Benachrichtigungen), werden gemeinsam mit Ihrer E-Mail-Adresse zur Zustellung an Resend übergeben. Resend ist für uns Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO.
• Hetzner (Hetzner Online GmbH, Deutschland) — unser Hosting-Anbieter. Er betreibt die Server und den Dateispeicher, auf denen Ihr Konto, Ihre Belege und Ihre Aufgabenprotokolle liegen. Diese Server stehen in der EU: die Anwendungsserver in Finnland, der Dateispeicher in Deutschland.
• bunny.net — das Content-Delivery-Network, das die Installationsdateien der Desktop-App ausliefert. Es sieht dabei zwangsläufig die IP-Adresse des herunterladenden Geräts. Kontodaten, Rechnungsinhalte oder Postfachinhalte gelangen nicht dorthin. Wie lange dort Download-Protokolle aufbewahrt werden, haben wir noch nicht geklärt — wir sagen das, statt zu suggerieren, es würden keine geführt.

Hinweis zu den Anbietern des Sprachmodells

Welcher Anbieter die Auswertung durchführt, ist eine von uns gesetzte Einstellung und keine feste Eigenschaft des Produkts. Zum Stand am Beginn dieser Seite läuft der Weg über OpenRouter zu Google. Alle drei Anbieter sind für uns Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO. Wechseln wir den Anbieter, ändern wir diesen Punkt.

Zugriff durch unser Support-Personal

Um ein Lieferantenportal für Sie einzurichten und einen fehlgeschlagenen Abruf zu reparieren, benötigt unser Support-Personal Zugriff auf zwei Dinge: auf die in Punkt 2 (f) beschriebenen Diagnose-Bildschirmfotos und — während eines von Ihnen vereinbarten Termins, bei dem Sie anwesend sind — auf die Möglichkeit, das Portal in jenem Browserfenster zu bedienen, das auf Ihrem eigenen Rechner läuft, in einer Sitzung, in der Sie sich selbst angemeldet haben. Ihr Portal-Passwort erhält es dabei nie; es bleibt auf Ihrem Gerät. Jeder dieser Zugriffe wird in einem Protokoll festgehalten, das erfasst, wer wann was getan hat. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit dies zur Einrichtung der Leistung für Sie erforderlich ist, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einer funktionierenden Leistung.

Wenn Sie den optionalen Google-Drive-Export aktivieren, werden Ihre Rechnungen in Ihr eigenes Google Drive kopiert — auf Grundlage einer von Ihnen selbst erteilten Berechtigung, die auf die vom Produkt dort angelegten Dateien beschränkt ist. Das ist eine Übermittlung, die Sie in Ihren eigenen Speicher vornehmen, und keine Weitergabe durch uns an einen unserer Dienstleister.

Die interne Verständigung an uns selbst über eine neue Bewerbung enthält bewusst keine Formularinhalte. Aus dem Diagnose-Textprotokoll werden identifizierende Inhalte entfernt, bevor es Ihr Gerät verlässt; lässt sich diese Entfernung nicht überprüfen, wird es zur Gänze verworfen. Das Protokoll der Support-Zugriffe erfasst bewusst keine eingegebenen Texte.

6. Übermittlung in Drittländer

Einige der oben genannten Anbieter haben ihren Sitz außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. In diesen Fällen werden Ihre Daten in ein Drittland im Sinne des Kapitels V DSGVO übermittelt:

OpenRouter, Google und Anthropic haben ihren Sitz in den USA. Die in Punkt 4 beschriebenen Inhalte werden daher in die USA übermittelt. Diese Übermittlung ist durch die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission abgesichert, die Bestandteil des jeweiligen Auftragsverarbeitungsvertrags sind, sowie — sofern der Anbieter danach zertifiziert ist — durch das EU-U.S. Data Privacy Framework. Eine Kopie dieser Klauseln können Sie unter der in Punkt 1 genannten Adresse anfordern. Trotz dieser Garantien können US-Behörden nach US-Recht Zugriffsrechte zustehen, die dem europäischen Schutzniveau nicht in jeder Hinsicht entsprechen. Wenn Sie nicht möchten, dass diese Inhalte überhaupt ausgewertet werden, schreiben Sie uns — wir sagen Ihnen dann, welche Funktionen für Ihren Arbeitsbereich abgeschaltet werden können.

Resend hat seinen Sitz in den USA. Der E-Mail-Versand ist daher mit einer Übermittlung Ihrer E-Mail-Adresse dorthin verbunden. Diese Übermittlung ist durch das EU-U.S. Data Privacy Framework sowie durch die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission abgesichert. Eine Kopie dieser Klauseln können Sie unter der in Punkt 1 genannten Adresse anfordern.

Hosting und Dateispeicher liegen bei einem deutschen Anbieter und laufen auf Servern innerhalb der EU — in Finnland und in Deutschland; für Ihr Konto, Ihre Belege und Ihre Aufgabenprotokolle findet daher keine Drittlandübermittlung statt.

7. Speicherdauer

Ein Teil unserer Daten wird durch täglich laufende automatische Vorgänge gelöscht. Die folgenden Fristen werden tatsächlich durchgesetzt:

• Diagnose-Bildschirmfotos eines fehlgeschlagenen Abrufs: Löschung spätestens nach 90 Tagen — und früher, sobald derselbe Portalzugang einen Abruf erfolgreich abschließt.
• Diagnose-Textprotokolle eines fehlgeschlagenen Abrufs: Löschung nach 90 Tagen.
• Verlauf darüber, wann Ihre Desktop-App verbunden war: Löschung nach 14 Monaten.
• Bewerbung für den Testbetrieb abgesendet, E-Mail-Adresse aber nie bestätigt: Löschung nach 48 Stunden.
• Bewerbung für den Testbetrieb abgelehnt: Löschung 6 Monate nach der Entscheidung.
• Bewerbung für den Testbetrieb bestätigt, aber noch nicht entschieden: Löschung nach 12 Monaten.
• Bewerbung für den Testbetrieb angenommen: Löschung 12 Monate nach der Entscheidung — ab diesem Zeitpunkt ist Ihr Benutzerkonto der maßgebliche Datensatz.

Alles Übrige — Ihr Konto und Arbeitsbereich, Ihre Rechnungen samt den zugehörigen Belegen, Ihre Auszüge und deren Umsätze, Ihre Postfachverbindungen und die in Punkt 2 (d) beschriebenen E-Mail-Metadaten, Ihre Portalverbindungen sowie die Aufgabenprotokolle — bewahren wir auf, bis Sie es löschen oder uns um die Schließung Ihres Kontos ersuchen. Dafür gibt es keinen automatischen Ablauf, und wir sagen das lieber, als eine Frist zu veröffentlichen, die wir nicht durchsetzen. Die Protokolle der Support-Zugriffe bewahren wir bewusst dauerhaft auf: Sie existieren, damit Zugriffe auf Ihre Daten nachträglich nachvollziehbar bleiben. Teilen Sie uns mit, dass Sie die Löschung Ihres Kontos wünschen — wir löschen es dann.

8. Ihre Rechte

Hinsichtlich der von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten stehen Ihnen folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) — Bestätigung darüber, ob wir Daten zu Ihrer Person verarbeiten, und Erhalt einer Kopie dieser Daten.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — Korrektur unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger Daten.
• Löschung (Art. 17 DSGVO) — Löschung Ihrer Daten, sofern einer der dort genannten Gründe vorliegt.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) — Einschränkung statt Löschung, etwa solange die Richtigkeit der Daten geprüft wird.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) — jederzeitiger Widerspruch aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen Verarbeitungen, die auf unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gestützt sind.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — Erhalt der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format sowie Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen.
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) — jederzeitiger Widerruf der für Launch-Informationen erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine Nachricht an die in Punkt 1 genannte Post- oder E-Mail-Adresse — für Ihre Kontodaten ebenso wie für eine Bewerbung zum Testbetrieb. Wir antworten unverzüglich, jedenfalls innerhalb eines Monats. Die Ausübung ist kostenlos und wirkt sich in keiner Weise nachteilig für Sie aus.

9. Was Ihr Gerät nie verlässt

Die Desktop-App ist der Ort, an dem Ihre Zugangsdaten liegen. Wenn Sie ein Lieferantenportal oder ein Postfach verbinden, geben Sie das Passwort — und, falls das Portal beim Anmelden eine Rufnummer für den SMS-Code abfragt, auch diese Rufnummer — auf Ihrem eigenen Rechner ein. Beides wird verschlüsselt in einem lokalen Speicher auf diesem Rechner abgelegt und ausschließlich dort von der App verwendet, um sich in Ihrem Namen anzumelden. Es wird nicht an uns übermittelt, wir halten keine Kopie davon, und wir können es nicht wiederherstellen. Genau deshalb kann unser Support-Personal ein Portal auch nicht ohne Sie einrichten: Es bedient eine Sitzung, in der Sie sich selbst angemeldet haben, auf Ihrem eigenen Rechner, während Sie anwesend sind.

Diese Aussage beschreibt das Produkt in seinem Stand zum Datum am Beginn dieser Seite. Sie betrifft Zugangsdaten — nicht Ihre Belege und nicht Ihre E-Mail-Metadaten, die wie in Punkt 2 beschrieben sehr wohl auf unsere Server gelangen.

10. Beschwerderecht

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Für uns zuständig ist die österreichische Datenschutzbehörde (Barichgasse 40-42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at).

11. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung?

Für die Nutzung des Produkts ist ein Konto erforderlich, und ein Konto braucht eine E-Mail-Adresse — ohne sie können wir Sie weder zuordnen noch erreichen. Alles Weitere entscheiden Sie selbst: ein Postfach zu verbinden, ein Lieferantenportal zu verbinden, Auszüge hochzuladen und den Google-Drive-Export zu aktivieren ist jeweils freiwillig; das Produkt funktioniert auch ohne das. Für eine Bewerbung zum Testbetrieb ist nur die E-Mail-Adresse erforderlich; alle übrigen Felder sind freiwillig, und wenn Sie sie leer lassen, entsteht Ihnen daraus kein Nachteil. Eine gesetzliche Verpflichtung, das Produkt zu nutzen oder sich zu bewerben, besteht nicht.

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich das Produkt weiterentwickelt. Maßgeblich ist jeweils die hier veröffentlichte Fassung; das Datum am Beginn zeigt, wann sie zuletzt geändert wurde. Stellt sich heraus, dass etwas hier Veröffentlichtes unrichtig ist, korrigieren wir es und aktualisieren dieses Datum, statt es stehen zu lassen.